หน่วยตรวจสอบภายใน

การจัดทำเอกสารลงชื่อเข้าร่วมโครงการให้ถูกต้อง

1. หลักการและเหตุผล

จากการสอบทานกระบวนการดำเนินโครงการ ตั้งแต่การขออนุมัติจนถึงการสรุปผล พบว่าความถูกต้องของเอกสารการลงชื่อเป็นสิ่งสำคัญในการยืนยันการปฏิบัติงานจริงและการเบิกจ่ายงบประมาณ หากเอกสารไม่ครบถ้วนหรือไม่ชัดเจนจะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของตัวชี้วัดโครงการและความเสี่ยงในการดำเนินงาน

2. วัตถุประสงค์

• เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารลงชื่อเข้าร่วมโครงการให้ถูกต้อง
• เพื่อพัฒนาแนวปฏิบัติในการตรวจสอบความครบถ้วนของรายชื่อก่อนสิ้นสุดกิจกรรม
• เพื่อป้องกันและลดความเสี่ยงจากการเบิกจ่ายที่ไม่สามารถตรวจสอบได้
• เพื่อสร้างมาตรฐานการจัดเก็บเอกสารประกอบโครงการร่วมกัน

3. ผู้เกี่ยวข้อง

• ผู้เข้าร่วมโครงการ/ผู้เข้าอบรม
• วิทยากร (ทั้งภายในและภายนอกคณะฯ)
• เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานในโครงการ
• ผู้สอบทานโครงการ

4. ประเด็นความรู้ (Knowledge Assets)

ประเด็นความรู้	รายละเอียด
การจัดทำแบบฟอร์ม	การแยกกลุ่มผู้เข้าร่วมและแยกตามวันที่จัดกิจกรรมจริง,
การตรวจสอบลายมือชื่อ	การกำหนดให้เขียนชื่อ-นามสกุลด้วยตัวบรรจงเพื่อความชัดเจน
การยืนยันการปฏิบัติงาน	การใช้ใบเซ็นชื่อควบคู่กับข้อมูลการทาบบัตรลงเวลา (สำหรับบุคลากรภายใน)
การควบคุมความถูกต้อง	การกำหนดจุดควบคุมสำคัญ เช่น วันที่ หน้าที่ และหน่วยงานสังกัด

5. ปัญหาที่พบจากการปฏิบัติงาน

• มีรายชื่อเบิกค่าตอบแทนแต่ไม่พบใบเซ็นชื่อยืนยัน
• ใบเซ็นชื่อระบุวันที่เป็นช่วงเวลา (ไม่แยกรายวัน) ทำให้ตรวจสอบการเข้าร่วมจริงไม่ได้
• ไม่ได้แยกกลุ่มผู้เข้าร่วมให้ชัดเจน (ผู้เข้าอบรม/วิทยากร/เจ้าหน้าที่)
• ข้อมูลในใบเซ็นชื่อขาดจุดควบคุมที่สำคัญ เช่น หน้าที่รับผิดชอบ หรือหน่วยงาน

6. สาเหตุของปัญหา

สาเหตุ	รายละเอียด
ความไม่สะดวกของผู้ปฏิบัติงาน	ผู้เข้าร่วมและเจ้าหน้าที่มีภารกิจเร่งด่วน
การรวบยอดการลงชื่อ	ให้เซ็นชื่อเพียงครั้งเดียวในวันแรกแทนการเซ็นรายวัน
ขาดการตรวจสอบทันที	ไม่มีการตรวจสอบความครบถ้วนก่อนสิ้นสุดกิจกรรมในแต่ละวัน

7. ผลกระทบ

• ไม่สามารถยืนยันผู้เข้าร่วมโครงการที่มาเข้าร่วมจริงแยกตามวันได้
• ไม่สามารถสอบทานการเบิกจ่ายค่าอาหารและค่าตอบแทนเทียบกับจำนวนคนจริงได้
• ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือในการสรุปตัวชี้วัดโครงการ

8. แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) “แยกวัน แยกกลุ่ม ตรวจสอบก่อนจบงาน”

• ขั้นตอนที่ 1: เตรียมแบบฟอร์มมาตรฐาน
  • แยกใบเซ็นชื่อตามกลุ่ม (วิทยากร, ผู้เข้าอบรม, เจ้าหน้าที่)
  • แยกใบเซ็นชื่อตามวันที่จัดกิจกรรมจริง
  • ระบุช่องข้อมูลสำคัญ: ชื่อตัวบรรจง, ตำแหน่ง, หน่วยงาน, หน้าที่รับผิดชอบ,
• ขั้นตอนที่ 2: การปฏิบัติระหว่างกิจกรรม
  • ให้ผู้เข้าร่วมลงลายมือชื่อและเขียนชื่อตัวบรรจงทุกวัน
  • เจ้าหน้าที่ตรวจสอบความครบถ้วนทันทีก่อนสิ้นสุดกิจกรรมในแต่ละวัน
• ขั้นตอนที่ 3: การจัดเก็บและสรุปผล
  • ตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างใบเซ็นชื่อกับการลงเวลาปฏิบัติงาน (กรณีคนภายใน)
  • สแกนหรือถ่ายเอกสารจัดเก็บเป็นระบบ

9. Checklist การตรวจสอบข้อมูล

• ใบเซ็นชื่อแยกตามวันที่จัดกิจกรรมจริง
• แยกกลุ่มผู้เข้าอบรม วิทยากร และเจ้าหน้าที่ชัดเจน
• ชื่อ-นามสกุล เขียนด้วยตัวบรรจงอ่านง่าย
• ระบุตำแหน่งและหน่วยงานสังกัดครบถ้วน
• ระบุหน้าที่รับผิดชอบในโครงการ (สำหรับผู้ช่วยงาน/วิทยากร)
• มีการตรวจสอบความครบถ้วนก่อนจบกิจกรรมแต่ละวัน
• เอกสารสอดคล้องกับรายการเบิกจ่ายค่าอาหาร/ค่าตอบแทน

10. องค์ความรู้ที่ได้รับ (Lesson Learned)

• ความสะดวกหน้างานไม่ควรอยู่เหนือความถูกต้องของเอกสารทางการเงิน
• การแยกเอกสารรายวันช่วยให้การสอบทานงบประมาณมีความโปร่งใสและน่าเชื่อถือ
• การกำหนดผู้รับผิดชอบตรวจสอบเอกสารก่อนสิ้นสุดกิจกรรมช่วยลดการตามเอกสารย้อนหลังได้

Key Message

 “แยกกลุ่ม แยกวัน เซ็นตัวบรรจง ตรวจสอบได้จริง”

 

จัดทำโดย
หน่วยตรวจสอบภายใน
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

---