หน่วยตรวจสอบภายใน

ข้อควรระวังในการรับชำระค่าลงทะเบียนอบรม : เรื่องเล็กที่อาจกลายเป็นความเสี่ยงสำคัญขององค์กร

         การจัดโครงการอบรม ถือเป็นกลไกสำคัญในการพัฒนาศักยภาพและขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้า แต่ละโครงการที่ผ่านการจัดขึ้นล้วนเกิดจากความตั้งใจในการถ่ายทอดองค์ความรู้และทักษะที่เป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าอบรม อย่างไรก็ตาม ในกระบวนการบริหารจัดการ โดยเฉพาะในส่วนของ "การรับชำระค่าลงทะเบียน" ถือเป็นขั้นตอนที่มีความละเอียดอ่อนและต้องอาศัยความถูกต้องแม่นยำสูง

        เพื่อให้การดำเนินงานทุกโครงการเป็นไปอย่างมืออาชีพ โปร่งใส และป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งต่อตัวผู้จัดโครงการและองค์กร หน่วยตรวจสอบภายในจึงขอเน้นย้ำข้อควรระวังสำคัญ เพื่อให้ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกท่านได้เล็งเห็นถึงจุดที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ ตัวอย่างกรณีศึกษา

กรณีศึกษาที่ 1 : มีการรับชำระค่าลงทะเบียนหลังวันอบรมด้วยอัตรา Early Bird

ข้อควรตระหนัก: อัตรา Early Bird ต้องเป็นไปตามช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น ผู้เข้าร่วมอบรมที่ชำระเงินล่าช้าไม่สามารถใช้อัตราดังกล่าวได้

ผลกระทบ

ด้านการเงิน : องค์กรอาจได้รับรายได้ต่ำกว่าที่ควรได้รับตามอัตราค่าลงทะเบียนที่กำหนด ส่งผลให้รายรับของโครงการไม่เป็นไปตามแผน

ด้านความเป็นธรรม : ผู้เข้าร่วมอบรมที่ปฏิบัติตามเงื่อนไขและชำระเงินภายในระยะเวลา Early Bird อาจรู้สึกไม่ได้รับความเป็นธรรม เมื่อมีผู้ได้รับสิทธิเดียวกันทั้งที่ชำระเงินล่าช้า

ด้านการควบคุมภายใน : สะท้อนถึงช่องว่างในการควบคุมกระบวนการรับสมัครและรับชำระเงิน ทำให้เกิดการใช้ดุลยพินิจที่ไม่เป็นมาตรฐาน

ด้านการตรวจสอบ : อาจถูกตั้งข้อสังเกตจากผู้ตรวจสอบภายในหรือภายนอกว่าเป็นการดำเนินการไม่เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้

ด้านชื่อเสียงองค์กร : หากเกิดข้อร้องเรียนหรือข้อโต้แย้ง อาจส่งผลกระทบต่อความเชื่อมั่นในความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือขององค์กร

กรณีศึกษาที 2 : เอกสารประชาสัมพันธ์กำหนดอัตรา Early Bird แต่ในเอกสารขออนุมัติไม่ได้ขออนุมัติอัตรา Early Bird

ข้อควรตระหนัก : อัตราค่าลงทะเบียน เงื่อนไข และระยะเวลา ต้องตรงกับเอกสารที่ได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจทุกประการ หากมีการเปลี่ยนแปลง ต้องดำเนินการขออนุมัติใหม่ก่อนการเผยแพร่ทุกครั้ง

ผลกระทบ

ด้านการปฏิบัติตามระเบียบ (Compliance) : การดำเนินงานไม่เป็นไปตามรายละเอียดที่ได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ อาจถือเป็นการปฏิบัตินอกเหนือจากขอบเขตที่ได้รับอนุมัติ

ด้านความน่าเชื่อถือของข้อมูล : ผู้สมัครอาจได้รับข้อมูลที่คลาดเคลื่อนจากข้อเท็จจริง ส่งผลให้เกิดความสับสนและความเข้าใจไม่ตรงกัน

ด้านกฎหมายและข้อร้องเรียน : อาจเกิดข้อโต้แย้งหรือข้อร้องเรียนจากผู้สมัคร หากเงื่อนไขที่ประชาสัมพันธ์แตกต่างจากเงื่อนไขที่ได้รับอนุมัติหรือที่นำมาปฏิบัติจริง

ด้านการกำกับดูแลกิจการที่ดี (Good Governance) : สะท้อนถึงการขาดการกำกับดูแลและการสอบทานข้อมูลก่อนเผยแพร่ ซึ่งอาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ด้านธรรมาภิบาลขององค์กร

ด้านการบริหารจัดการโครงการ : อาจต้องแก้ไขเอกสาร ชี้แจงข้อมูล หรือดำเนินการขออนุมัติย้อนหลัง ทำให้เกิดภาระงานและความล่าช้าในการดำเนินโครงการ

แนวทางปฏิบัติสำหรับผู้บริหารและเจ้าหน้าที่

• ตรวจสอบ : หนังสืออนุมัติโครงการให้ครบถ้วนก่อนเปิดรับสมัครทุกครั้ง
• ทบทวน : อัตราค่าลงทะเบียนและเงื่อนไขให้ถูกต้องก่อนดำเนินการประชาสัมพันธ์
• ควบคุม : กำหนดระบบล็อกวันสิ้นสุด Early Bird อัตโนมัติเพื่อลดความเสี่ยง
• ปฏิบัติ : รับชำระเงินตามเงื่อนไขที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น และต้องผ่านฝ่ายการคลังเสมอ ห้ามรับเงินสดโดยเด็ดขาด
• สื่อสาร : สื่อสารแนวปฏิบัติให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ

บทสรุป: ความถูกต้องคือความน่าเชื่อถือขององค์กร

แม้รายละเอียดเรื่องอัตราค่าลงทะเบียนหรือช่วงเวลาจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่หากดำเนินการไม่สอดคล้องกับระเบียบ อาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านการกำกับดูแลและการตรวจสอบ การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์อย่างเคร่งครัดจึงเป็นหน้าที่ร่วมกัน เพื่อรักษาไว้ซึ่งมาตรฐานธรรมาภิบาลขององค์กร

"ทำถูกตั้งแต่ต้น ลดความเสี่ยงในอนาคต และสร้างความเชื่อมั่นให้กับองค์กร"

 

จัดทำโดย
หน่วยตรวจสอบภายใน
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

---