หน่วยตรวจสอบภายใน

การบริหารข้อมูลหลักสูตรในระบบสารสนเทศ

1. หลักการและเหตุผล

ปัจจุบันสถาบันอุดมศึกษามีการใช้ระบบสารสนเทศในการบริหารจัดการข้อมูลหลักสูตรและการกำกับมาตรฐานการศึกษามากขึ้น อย่างไรก็ตาม อาจเกิดความคลาดเคลื่อนของข้อมูล เช่น ตำแหน่งทางวิชาการ คุณวุฒิ หรือผลงานทางวิชาการ ซึ่งอาจเกิดจากการเชื่อมโยงข้อมูลอัตโนมัติ การบันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือขาดการสอบทานข้อมูล ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของข้อมูล การตรวจประเมิน และเพิ่มความเสี่ยงในการดำเนินงาน

2. วัตถุประสงค์

1. เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารข้อมูลหลักสูตรในระบบสารสนเทศ
2. เพื่อพัฒนาแนวปฏิบัติในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนบันทึกเข้าสู่ระบบ
3. เพื่อป้องกันและลดความเสี่ยงจากข้อมูลที่คลาดเคลื่อน
4. เพื่อสร้างมาตรฐานการสอบทานข้อมูลหลักสูตรร่วมกันภายในหน่วยงาน

3. ผู้เกี่ยวข้อง

1. เจ้าหน้าที่ด้านการศึกษา
2. เจ้าหน้าที่หลักสูตร
3. ผู้รับผิดชอบหลักสูตร
4. บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศด้านการศึกษา
5. ผู้ดูแลฐานข้อมูลหลักสูตร

4. ประเด็นความรู้ (Knowledge Assets)

ประเด็นความรู้	รายละเอียด
การตรวจสอบข้อมูลหลักสูตร	การสอบทานข้อมูลก่อนบันทึกเข้าสู่ระบบ
การตรวจสอบข้อมูลอาจารย์	ตำแหน่งทางวิชาการ คุณวุฒิ ผลงานวิชาการ
การเชื่อมโยงข้อมูลอัตโนมัติ	การตรวจสอบข้อมูลจากฐานข้อมูลภายนอก
การบริหารความเสี่ยงด้านข้อมูล	การป้องกันข้อมูลคลาดเคลื่อน
การประสานงานแก้ไขข้อมูล	แนวทางดำเนินการเมื่อพบข้อมูลผิดพลาด

5. ปัญหาที่พบจากการปฏิบัติงาน

1. ข้อมูลในระบบไม่ตรงกับเอกสารที่ได้รับอนุมัติ
2. ข้อมูลตำแหน่งทางวิชาการไม่ครบถ้วน
3. ไม่พบข้อมูลผลงานทางวิชาการ
4. ข้อมูลจากระบบภายนอกไม่เป็นปัจจุบัน
5. ไม่มีขั้นตอนสอบทานข้อมูลก่อนเผยแพร่
6. ผู้ปฏิบัติงานมีความเข้าใจระบบไม่ตรงกัน

6. สาเหตุของปัญหา

สาเหตุ	รายละเอียด
ขาดการสอบทานข้อมูล	ไม่มีขั้นตอนตรวจสอบก่อน Submit
การเชื่อมโยงข้อมูลอัตโนมัติ	ข้อมูลจากฐานภายนอกคลาดเคลื่อน
การบันทึกข้อมูลไม่ครบ	ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลไม่สมบูรณ์
ความเข้าใจระบบไม่ตรงกัน	ขาดการอบรมหรือคู่มือที่ชัดเจน
การใช้ข้อมูลหลายแหล่ง	ทำให้เกิดข้อมูลไม่สอดคล้องกัน

7. ผลกระทบ

1. ข้อมูลหลักสูตรขาดความน่าเชื่อถือ
2. เกิดความล่าช้าในการตรวจสอบหรือรับรองหลักสูตร
3. เพิ่มความเสี่ยงด้านการดำเนินงาน
4. ส่งผลต่อภาพลักษณ์ของหน่วยงาน
5. เกิดความสับสนในการใช้งานข้อมูลในอนาคต

8. แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)

“3 ขั้นตอนสำคัญก่อนเผยแพร่ข้อมูล”

ขั้นตอนที่ 1 : ตรวจสอบข้อมูลต้นทาง

• ตรวจเอกสารที่ได้รับอนุมัติ
• ตรวจข้อมูลอาจารย์
• ตรวจข้อมูลผลงานวิชาการ

ขั้นตอนที่ 2 : ตรวจสอบข้อมูลในระบบ

• ตรวจความครบถ้วนของข้อมูล
• ตรวจความถูกต้องของการเชื่อมโยงข้อมูล
• ตรวจชื่อภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

ขั้นตอนที่ 3 : สอบทานก่อนเผยแพร่

• เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างเอกสารและระบบ
• ให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบซ้ำ
• จัดเก็บหลักฐานการตรวจสอบ

9. Checklist การตรวจสอบข้อมูล

Checklist ก่อนบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ

• ข้อมูลตรงตามเอกสารอนุมัติ
• ชื่ออาจารย์ถูกต้อง
• ตำแหน่งทางวิชาการถูกต้อง
• คุณวุฒิถูกต้อง
• ผลงานวิชาการครบถ้วน
• ข้อมูลภาษาอังกฤษตรงกัน
• ตรวจสอบข้อมูลจากฐานภายนอกแล้ว
• มีผู้สอบทานข้อมูลก่อนเผยแพร่

10. องค์ความรู้ที่ได้รับ (Lesson Learned)

1. ระบบสารสนเทศช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังจำเป็นต้องมีการตรวจสอบโดยบุคลากร
2. ข้อมูลจากฐานข้อมูลภายนอกอาจไม่สมบูรณ์เสมอไป
3. การมี Checklist ช่วยลดข้อผิดพลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การกำหนดมาตรฐานข้อมูลกลางช่วยลดความคลาดเคลื่อน
5. การสื่อสารและประสานงานเป็นปัจจัยสำคัญในการแก้ไขปัญหา

 Key Message 

ตรวจต้นทาง เช็คระบบ สอบทานข้อมูลก่อนเผยแพร่

 

จัดทำโดย
หน่วยตรวจสอบภายใน
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

---