หน่วยตรวจสอบภายใน

“สัมมนาไม่ตรงปก” : บทเรียนจากกรณีสัมมนาทิพย์และการใช้งบประมาณไม่โปร่งใส

กรณีศึกษา : เมื่อ “สัมมนา” ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์

การจัดโครงการสัมมนาเป็นกิจกรรมที่มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาความรู้ เสริมสร้างศักยภาพบุคลากร และสนับสนุน
การดำเนินงานขององค์กร แต่หากขาดการกำกับดูแลที่เหมาะสม อาจนำไปสู่การใช้ทรัพยากรอย่างไม่คุ้มค่า หรือเกิดการเบิกจ่ายงบประมาณที่ไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการ เช่น

• จัดกิจกรรมสัมมนาเพียงระยะเวลาสั้น ๆ แต่มีการจองสถานที่หรือใช้งบประมาณเกินความจำเป็น
• นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมารวมเบิกในโครงการ
• เบิกค่าตอบแทนวิทยากรโดยไม่มีการบรรยายหรือไม่มีผลงานตามที่กำหนด
• มีการเบิกค่าใช้จ่ายของผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมกิจกรรมจริง

แม้บางกรณีอาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ล้วนส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือขององค์กร และอาจก่อให้เกิดความเสียหาย
ทั้งด้านงบประมาณ กฎหมาย และชื่อเสียงของหน่วยงาน

ตัวอย่างสถานการณ์ที่ 1 : สัมมนา 3 วัน แต่เข้าร่วมจริงเพียงครึ่งวัน

หน่วยงานจัดโครงการสัมมนานอกสถานที่ 3 วัน 2 คืน โดยใช้งบประมาณสำหรับค่าที่พัก อาหาร และห้องประชุมครบตามกำหนดการ แต่เมื่อดำเนินกิจกรรมจริง มีการประชุมเพียงครึ่งวันแรก จากนั้นผู้เข้าร่วมแยกย้ายไปทำกิจกรรมส่วนตัว

ความเสี่ยง

• การใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่า
• วัตถุประสงค์โครงการไม่บรรลุผล
• อาจถูกตั้งข้อสังเกตเรื่องความเหมาะสมของการใช้งบประมาณ

บทเรียน

ควรกำหนดกำหนดการให้เหมาะสมกับกิจกรรมจริง และประเมินความคุ้มค่าก่อนอนุมัติโครงการ

ตัวอย่างสถานการณ์ที่ 2 : ค่าใช้จ่ายส่วนตัวปะปนกับค่าใช้จ่ายโครงการ

ระหว่างการจัดสัมมนา มีการนำค่าอาหารส่วนตัว ค่าเครื่องดื่ม หรือค่าเดินทางที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม มารวมในเอกสารเบิกจ่ายของโครงการ

ความเสี่ยง

• การเบิกจ่ายไม่เป็นไปตามระเบียบ
• งบประมาณถูกใช้ผิดวัตถุประสงค์
• อาจเข้าข่ายการแสวงหาประโยชน์จากทรัพยากรขององค์กร

บทเรียน

ค่าใช้จ่ายทุกประเภทต้องเกี่ยวข้องกับภารกิจของโครงการ และมีเอกสารหลักฐานรองรับอย่างชัดเจน

ตัวอย่างสถานการณ์ที่ 3 : วิทยากรมีชื่อ แต่ไม่มีการบรรยายจริง

โครงการระบุรายชื่อวิทยากรและเบิกค่าตอบแทนตามระเบียบ แต่เมื่อสอบทานพบว่าไม่มีการบรรยายจริง หรือไม่มีหลักฐานแสดงการดำเนินกิจกรรม เช่น เอกสารประกอบการบรรยาย รูปถ่าย หรือรายงานผลการอบรม

ความเสี่ยง

• การจ่ายค่าตอบแทนโดยไม่มีผลงานจริง
• เอกสารประกอบไม่เพียงพอต่อการตรวจสอบ
• เสี่ยงต่อข้อกล่าวหาเรื่องความไม่โปร่งใส

บทเรียน

ควรเก็บหลักฐานการดำเนินงานให้ครบถ้วน และตรวจสอบความถูกต้องก่อนอนุมัติเบิกจ่าย

ตัวอย่างสถานการณ์ที่ 4 : รายชื่อผู้เข้าร่วมไม่ตรงกับผู้เข้าร่วมจริง

มีการเบิกค่าใช้จ่ายตามจำนวนผู้เข้าร่วมที่ระบุไว้ในโครงการ แต่ภายหลังพบว่าบางรายไม่ได้เข้าร่วมกิจกรรมจริง หรือเข้าร่วมเพียงบางช่วงเวลา

ความเสี่ยง

• งบประมาณไม่สอดคล้องกับการดำเนินงานจริง
• ข้อมูลรายงานผลคลาดเคลื่อน
• อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของหน่วยงาน

บทเรียน

ควรมีระบบยืนยันการเข้าร่วมกิจกรรม เช่น ลงทะเบียน ลงลายมือชื่อ หรือบันทึกการเข้าร่วมในรูปแบบที่ตรวจสอบได้

สรุปสัญญาณเตือนที่ควรเฝ้าระวัง

หน่วยงานควรให้ความสำคัญกับสัญญาณเตือน (Red Flags) ที่อาจบ่งชี้ถึงความเสี่ยงในการดำเนินโครงการ ได้แก่

• เนื้อหาหรือกิจกรรมไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ขออนุมัติ
• รายชื่อผู้เข้าร่วมและเอกสารประกอบไม่สอดคล้องกัน
• ค่าใช้จ่ายสูงผิดปกติ หรือไม่มีเหตุผลรองรับที่ชัดเจน
• ขาดหลักฐานการดำเนินงานที่เพียงพอ
• ไม่มีการประเมินผลหรือรายงานผลลัพธ์ของโครงการหลังดำเนินการ

บทเรียนที่ได้รับ

เพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และตรวจสอบได้ หน่วยงานควร

✅ วางแผนโครงการให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กำหนด

✅ ตรวจสอบคุณสมบัติและบทบาทของวิทยากรให้เหมาะสม

✅ ใช้งบประมาณอย่างประหยัด คุ้มค่า และเกิดประโยชน์สูงสุด

✅ จัดเก็บเอกสารและหลักฐานการดำเนินงานให้ครบถ้วน

✅ ประเมินผลและนำผลการดำเนินงานมาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

Key Message

“ทุกการใช้จ่าย ต้องโปร่งใส ตรวจสอบได้ และยึดมั่นในจริยธรรม เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและความยั่งยืนให้แก่องค์กร”

การใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างรับผิดชอบ ไม่เพียงช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านการทุจริตและการใช้จ่ายที่ไม่เหมาะสม แต่ยังเป็นส่วนสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ยึดมั่นในหลักธรรมาภิบาล ความโปร่งใส และความรับผิดชอบต่อสังคมร่วมกัน

 

จัดทำโดย
หน่วยตรวจสอบภายใน
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

---