หน่วยตรวจสอบภายใน

การบริหารโครงการบริการวิชาการ

อย่างมีธรรมาภิบาล สร้างความเชื่อมั่น และคุณค่าอย่างยั่งยืน

โครงการบริการวิชาการที่มีรายรับ–รายจ่าย ควรได้รับการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ โปร่งใส และคำนึงถึงความคุ้มค่า
ในการใช้ทรัพยากร เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้รับบริการ หน่วยงาน และองค์กร

การดำเนินโครงการที่ดี ไม่ได้มุ่งเพียงผลลัพธ์ด้านรายได้เท่านั้น แต่ต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการ หลักเกณฑ์ ระเบียบ ประกาศ และข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง รวมถึงสามารถตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอน

แนวทางการดำเนินโครงการบริการวิชาการ

1. เลือกเรื่องที่จะจัดโครงการ

การกำหนดหัวข้อหรือประเด็นของโครงการ ควรตอบโจทย์ความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย และสอดคล้องกับพันธกิจของคณะฯ

สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณา ได้แก่

• โครงการมุ่งเน้นการพัฒนาความรู้หรือสร้างรายได้
• ความคุ้มค่าในการดำเนินโครงการ
• ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นต่อผู้รับบริการและองค์กร

ทั้ง “การสร้างคุณค่า” และ “ความคุ้มค่า” ควรสอดคล้องกันอย่างเหมาะสม

2. ออกแบบโครงการและประมาณการ

การวางแผนโครงการที่ดี จะช่วยลดความเสี่ยงในการดำเนินงานและควบคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ควรกำหนดให้ชัดเจน ได้แก่

• วัตถุประสงค์ของโครงการ
• กลุ่มเป้าหมาย
• จำนวนรุ่น/จำนวนผู้เข้าร่วม
• ประมาณการรายรับ–รายจ่าย
• การเลือกใช้ประกาศอัตราค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องและเหมาะสม

3. พิจารณาความคุ้มค่าก่อนจัดแต่ละรุ่น

กรณีจัดโครงการหลายรุ่น หรือมีกลุ่มเป้าหมายลักษณะเดียวกัน ควรประเมินความคุ้มค่าก่อนดำเนินการในแต่ละรอบ

หากจำนวนผู้เข้าร่วมไม่เป็นไปตามเป้าหมาย

อาจพิจารณา

• เลื่อนการจัด
• รวมรุ่น
• ปรับรูปแบบการดำเนินงาน

เพื่อให้เกิดความคุ้มค่าในการบริหารทรัพยากร และลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น

4. ขออนุมัติและดำเนินการตามหลักเกณฑ์

การดำเนินโครงการต้องเป็นไปตามหลักการที่ได้รับอนุมัติ

กรณีมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญ เช่น

• รูปแบบการดำเนินงาน
• งบประมาณ
• อัตราค่าใช้จ่าย
• วิธีดำเนินการที่แตกต่างจากที่ขออนุมัติ

ควรเสนอคณบดีพิจารณาก่อนดำเนินการทุกครั้ง เพื่อให้การดำเนินงานถูกต้องตามระเบียบ และสามารถตรวจสอบได้

5. บริหารการเงินและรายงานผล

การรับเงินและการเบิกจ่าย ควรดำเนินการตามระบบของคณะฯ อย่างถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้

ควรดำเนินการดังนี้

• รับเงินผ่านระบบที่กำหนด
• ใช้จ่ายและเบิกจ่ายให้สอดคล้องกับหลักการที่ได้รับอนุมัติ
• ปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ และข้อบังคับ
• รายงานผลการดำเนินโครงการให้ผู้บริหารหรือคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องรับทราบ

สิ่งที่ควรทำ

• รับเงินตามระบบของคณะฯ
• ปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ และข้อบังคับ
• รายงานผลการดำเนินโครงการต่อผู้บริหารหรือคณะกรรมการที่เกี่ยวข้อง
• หากพบว่าแนวทางหรือประกาศไม่สามารถปฏิบัติได้ ควรหารือกับผู้เกี่ยวข้อง เพื่อทบทวนประกาศอัตราให้เหมาะสมและเป็นไปได้จริง

สิ่งที่ไม่ควรทำ

• รับเงินสดมาถือไว้ในมือ
• นำส่งเงินล่าช้า
• ใช้สิทธิ Early Bird ไม่เป็นไปตามเงื่อนไข
• เบิกจ่ายค่าใช้จ่ายไม่สอดคล้องกับหลักการที่ขออนุมัติ หรือประกาศอัตราที่กำหนด
• ไม่ปฏิบัติตามประกาศอัตราที่กำหนด ซึ่งอาจเข้าข่ายผิดระเบียบและถูกตรวจสอบได้

ตัวอย่างกรณีศึกษาและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น

กรณีที่ 1 : ผู้สมัครไม่ถึงเป้าหมาย แต่ยังเปิดจัดโครงการ

สถานการณ์

            โครงการวางแผนผู้เข้าอบรม 60 คน แต่มีผู้สมัครจริงเพียง 18 คน และยังดำเนินการจัดต่อ

ผลกระทบ

• รายรับไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่าย
• ใช้ทรัพยากรบุคคลและสถานที่ไม่คุ้มค่า
• อาจเกิดผลขาดทุนสะสม
• ส่งผลต่อประสิทธิภาพการบริหารงบประมาณ

แนวทางที่เหมาะสม

• ประเมินความคุ้มค่าก่อนจัด
• พิจารณาเลื่อนรุ่นหรือรวมรุ่น
• ปรับรูปแบบการจัดให้เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าอบรม

กรณีที่ 2 : รับเงินสดและนำส่งล่าช้า

สถานการณ์

            ผู้ประสานงานรับเงินสดจากผู้เข้าอบรมไว้ก่อน และนำส่งภายหลังหลายวัน

ผลกระทบ

• เสี่ยงต่อการสูญหายหรือทุจริต
• ไม่เป็นไปตามแนวทางการเงินของคณะฯ
• ตรวจสอบเส้นทางการเงินได้ยาก
• อาจถูกตรวจสอบย้อนหลัง

แนวทางที่เหมาะสม

• รับเงินผ่านระบบที่คณะกำหนด
• หลีกเลี่ยงการถือเงินสดไว้กับบุคคล
• นำส่งเงินตามระยะเวลาที่กำหนด

กรณีที่ 3 : ใช้สิทธิ Early Bird ไม่เป็นไปตามเงื่อนไข

สถานการณ์

            มีการอนุโลมส่วนลดให้ผู้สมัคร แม้สมัครหลังวันสิ้นสุดโปรโมชั่น

ผลกระทบ

• เกิดความไม่เป็นธรรมต่อผู้สมัครรายอื่น
• อาจถูกร้องเรียนหรือโต้แย้ง
• ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของโครงการ

แนวทางที่เหมาะสม

• กำหนดเงื่อนไขให้ชัดเจน
• ปฏิบัติตามเงื่อนไขอย่างเท่าเทียม
• หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ควรมีการอนุมัติอย่างเป็นทางการ

กรณีที่ 4 : เบิกจ่ายไม่ตรงตามที่อนุมัติ

สถานการณ์

            มีการเปลี่ยนรายการค่าใช้จ่ายจากที่ขออนุมัติไว้ โดยไม่ได้เสนอพิจารณาเพิ่มเติม

ผลกระทบ

• อาจไม่สามารถเบิกจ่ายได้
• เสี่ยงต่อการผิดระเบียบ
• เอกสารทางการเงินไม่สมบูรณ์
• เกิดข้อสังเกตจากการตรวจสอบภายในหรือภายนอก

แนวทางที่เหมาะสม

• ดำเนินการตามหลักการที่ได้รับอนุมัติ
• หากมีการเปลี่ยนแปลง ควรเสนอคณบดีพิจารณาก่อนดำเนินการ

กรณีที่ 5 : ใช้ประกาศอัตราค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง

สถานการณ์

• เลือกใช้อัตราค่าใช้จ่ายไม่ตรงตามประเภทกิจกรรมหรือกลุ่มเป้าหมาย

ผลกระทบ

• เบิกจ่ายไม่ผ่าน
• ต้องแก้ไขเอกสารย้อนหลัง
• กระทบระยะเวลาการดำเนินโครงการ
• เพิ่มภาระงานให้ผู้ปฏิบัติงาน

แนวทางที่เหมาะสม

• ตรวจสอบประกาศอัตราก่อนดำเนินการ
• ปรึกษาหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเมื่อไม่แน่ใจ
• ทบทวนประกาศอัตราให้เหมาะสมและเป็นไปได้จริง

กรณีที่ 6 : ไม่มีการรายงานผลหลังจบโครงการ

สถานการณ์

            ดำเนินโครงการเสร็จแล้ว แต่ไม่มีการสรุปผลหรือรายงานต่อผู้บริหาร

ผลกระทบ

• ขาดข้อมูลสำหรับพัฒนาโครงการในอนาคต
• ผู้บริหารไม่สามารถประเมินความคุ้มค่าได้
• สูญเสียโอกาสในการต่อยอดองค์ความรู้

แนวทางที่เหมาะสม

• จัดทำรายงานสรุปผลทุกโครงการ
• วิเคราะห์ปัญหา อุปสรรค และข้อเสนอแนะ
• รายงานต่อผู้บริหารหรือคณะกรรมการที่เกี่ยวข้อง

สรุป

การบริหารโครงการบริการวิชาการที่ดี ควรคำนึงถึงทั้ง “ประสิทธิภาพ” และ “ประสิทธิผล” ควบคู่กับหลักธรรมาภิบาล ความโปร่งใส และการปฏิบัติตามระเบียบอย่างเคร่งครัด เพื่อสร้างความเชื่อมั่น ลดความเสี่ยง และสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรอย่างยั่งยืน

จัดทำโดย
หน่วยตรวจสอบภายใน
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

 

---