หน่วยตรวจสอบภายใน

การบริหารวัสดุคงคลังและการตรวจนับวัสดุประจำปี

"Stock ที่ไม่เคลื่อนไหว อาจกำลังสร้างต้นทุนที่มองไม่เห็น"

วัสดุคงคลัง (Inventory) เป็นทรัพยากรสำคัญที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร แต่หากขาดการกำกับดูแล การบริหารความเสี่ยง และการควบคุมภายในที่เหมาะสม อาจส่งผลให้เกิดวัสดุคงเหลือเกินความจำเป็น วัสดุหมดอายุ สูญหาย หรือข้อมูลคงคลังไม่ถูกต้อง ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียงบประมาณและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน การตรวจนับวัสดุประจำปีจึงไม่ใช่เพียงกิจกรรมทางบัญชี แต่เป็นกลไกสำคัญในการยืนยันความถูกต้องของทรัพย์สิน ตรวจสอบประสิทธิภาพการบริหารวัสดุ และช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจบนข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

________________________________________

ตัวอย่างกรณีศึกษา (Case Study)

กรณีที่ 1 : สั่งซื้อเพิ่ม ทั้งที่ยังมีของคงคลังเพียงพอ

หน่วยงานแห่งหนึ่งมีการจัดซื้อวัสดุสำนักงานทุกไตรมาสตามวงเงินงบประมาณ โดยไม่มีการตรวจสอบปริมาณคงเหลือจริงก่อนสั่งซื้อ เมื่อมีการตรวจนับประจำปี พบว่าวัสดุบางรายการมีปริมาณเพียงพอสำหรับใช้งานได้อีกกว่า 2 ปี และบางส่วนเริ่มเสื่อมสภาพจากการจัดเก็บเป็นเวลานาน

ผลกระทบ

• งบประมาณถูกใช้โดยไม่จำเป็น
• พื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ
• เกิดวัสดุเสื่อมสภาพและต้องจำหน่ายออก

บทเรียนที่ได้รับ

การสั่งซื้อโดยไม่วิเคราะห์ข้อมูลคงคลัง อาจทำให้องค์กรมีต้นทุนแฝงที่มองไม่เห็น

________________________________________

กรณีที่ 2 : ไม่มีการติดตาม Stock Aging

หน่วยงานมีการจัดเก็บวัสดุทางการแพทย์จำนวนมาก แต่ไม่มีการจัดทำรายงานอายุวัสดุ (Stock Aging Report) เมื่อถึงรอบตรวจนับประจำปี พบว่าวัสดุบางรายการใกล้หมดอายุและบางรายการหมดอายุไปแล้วโดยไม่มีการนำไปใช้งาน

ผลกระทบ

• สูญเสียงบประมาณจากการกำจัดวัสดุหมดอายุ
• ขาดโอกาสในการหมุนเวียนหรือโอนย้ายวัสดุไปยังหน่วยงานที่มีความต้องการ

บทเรียนที่ได้รับ

การติดตามอายุวัสดุอย่างสม่ำเสมอช่วยลดความสูญเสียและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร

________________________________________

กรณีที่ 3 : ผลการตรวจนับไม่ตรงกับข้อมูลในระบบ

จากข้อมูลในระบบ วัสดุคงเหลือจำนวน 1,000 ชิ้น แต่เมื่อตรวจนับจริงพบเพียง 920 ชิ้น

การตรวจสอบพบว่า

• มีการเบิกใช้แต่ไม่บันทึกในระบบ
• เอกสารการเบิกจ่ายไม่ครบถ้วน
• ไม่มีการกระทบยอดข้อมูลระหว่างปี

ผลกระทบ

• ข้อมูลรายงานคลาดเคลื่อน
• การวางแผนจัดซื้อผิดพลาด
• ผู้บริหารไม่สามารถประเมินสถานะคงคลังที่แท้จริงได้

บทเรียนที่ได้รับ

การตรวจนับวัสดุประจำปีเป็นเครื่องมือสำคัญในการยืนยันความถูกต้องของข้อมูลและค้นหาความผิดปกติ

________________________________________

Good GRC Practice

Governance (การกำกับดูแล)

• แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจนับวัสดุประจำปีที่มีความเป็นอิสระ
• รายงานผลการตรวจนับและสถานะวัสดุคงคลังต่อผู้บริหารอย่างสม่ำเสมอ
• Risk Management (การบริหารความเสี่ยง)
• จัดทำรายงาน Stock Aging เพื่อติดตามวัสดุค้างนาน
• กำหนดระดับวัสดุขั้นต่ำ–สูงสุด (Min–Max Level)
• วิเคราะห์แนวโน้มการใช้งานเพื่อวางแผนจัดซื้ออย่างเหมาะสม
• Internal Control & Compliance (การควบคุมภายในและการปฏิบัติตามระเบียบ)
• ตรวจนับวัสดุประจำปีตามระเบียบที่กำหนด
• กระทบยอดข้อมูลระหว่างของจริงกับระบบบัญชี
• ดำเนินการตามขั้นตอนเมื่อพบวัสดุสูญหาย ชำรุด หรือหมดอายุ

________________________________________

สิ่งที่ไม่ควรทำ

❌ ละเลยการตรวจนับวัสดุประจำปี

❌ ไม่ติดตามวัสดุคงคลังและอายุวัสดุ

❌ ปล่อยให้วัสดุค้างนานจนหมดอายุหรือเสื่อมสภาพ

❌ สั่งซื้อซ้ำทั้งที่มีวัสดุคงเหลือเพียงพอ

❌ ไม่ปฏิบัติตามระเบียบและขั้นตอนที่กำหนด

________________________________________

Key Message

"สิ่งที่สูญเสียจากการบริหาร Stock ที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ได้มีเพียงวัสดุ แต่รวมถึงงบประมาณ ประสิทธิภาพการทำงาน และความน่าเชื่อถือขององค์กร"

การตรวจนับวัสดุประจำปีและการติดตามข้อมูลคงคลังอย่างเป็นระบบ เป็นส่วนสำคัญของการกำกับดูแลที่ดี (Governance) การบริหารความเสี่ยง (Risk Management) และการควบคุมภายใน (Internal Control) ซึ่งช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรได้อย่างคุ้มค่า โปร่งใส และพร้อมสนับสนุนภารกิจขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว

 

จัดทำโดย
หน่วยตรวจสอบภายใน
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

 

---