หน่วยตรวจสอบภายใน

Trust but Verify: ถอดบทเรียนจากการบริหาร Stock ที่ไม่มีประสิทธิภาพ

            การบริหาร Stock ไม่ใช่เพียงเรื่องของการจัดเก็บหรือการเบิกจ่ายวัสดุเท่านั้น แต่เป็นกระบวนการสำคัญที่ส่งผลต่อความถูกต้องของข้อมูล ความโปร่งใส และความน่าเชื่อถือขององค์กร

            หลายองค์กรยังคงใช้วิธีการที่ "บุคคลเดียวรับผิดชอบหลายขั้นตอน" ตั้งแต่การสั่งซื้อ รับของ จัดเก็บ เบิกจ่าย และบันทึกข้อมูล โดยอาศัยความไว้วางใจเป็นหลัก แม้ผู้ปฏิบัติงานจะมีความซื่อสัตย์และตั้งใจทำงาน แต่การขาดระบบควบคุมภายในที่เหมาะสม อาจทำให้เกิดความผิดพลาดหรือความเสี่ยงที่ตรวจพบได้ยาก

            แนวคิด "Trust but Verify" (เชื่อใจ แต่ต้องตรวจสอบได้) จึงเป็นหลักการสำคัญในการออกแบบระบบควบคุมภายใน เพื่อให้การดำเนินงานมีความโปร่งใส สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

ตัวอย่างกรณีศึกษา (Case Study)

กรณีที่ 1 : เจ้าหน้าที่คนเดียวดูแล Stock ทั้งหมด

หน่วยงานแห่งหนึ่งมอบหมายให้เจ้าหน้าที่เพียง 1 คน รับผิดชอบการบริหารคลังวัสดุสำนักงานทั้งหมด โดยมีหน้าที่

• จัดซื้อวัสดุ
• รับของเข้าคลัง
• บันทึกข้อมูลในระบบ
• เบิกจ่ายวัสดุ
• ตรวจนับคงเหลือ

ในช่วงแรกไม่พบปัญหาใด เนื่องจากทุกคนเชื่อมั่นในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ดังกล่าว

ต่อมาเมื่อมีการตรวจนับ Stock ประจำปี พบว่าวัสดุสูญหายจำนวนมาก แต่ไม่สามารถระบุได้ว่า

• สูญหายจากขั้นตอนใด
• เกิดจากความผิดพลาดหรือการทุจริต
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบ

เนื่องจากไม่มีหลักฐานและไม่มีผู้ตรวจสอบอิสระ

บทเรียนที่ได้รับ

เมื่อบุคคลเดียวควบคุมทุกขั้นตอน ความเสี่ยงจะไม่ถูกค้นพบจนกว่าความเสียหายจะเกิดขึ้นแล้ว

กรณีที่ 2 : ข้อมูลในระบบไม่ตรงกับของจริง

หน่วยงานมีการบันทึกจำนวนวัสดุคงเหลือในระบบจำนวน 500 ชิ้น แต่เมื่อตรวจนับจริง พบเหลือเพียง 350 ชิ้น

สาเหตุเกิดจาก

• มีการเบิกจ่ายแต่ไม่บันทึกข้อมูล
• เอกสารเบิกจ่ายไม่ครบถ้วน
• ไม่มีการตรวจนับระหว่างปี

ผลกระทบคือ

• ข้อมูลรายงานไม่ถูกต้อง
• วางแผนจัดซื้อผิดพลาด
• อาจเกิดการขาดแคลนวัสดุที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน

บทเรียนที่ได้รับ

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง อาจนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดของผู้บริหาร

กรณีที่ 3 : ผู้บริหารอนุมัติโดยไม่ตรวจสอบ

เจ้าหน้าที่จัดทำเอกสารขอเบิกวัสดุและเสนอผู้บริหารอนุมัติ

ผู้บริหารลงนามอนุมัติโดยไม่ได้ตรวจสอบ

• ความจำเป็นในการเบิก
• ปริมาณคงเหลือ
• เอกสารประกอบ

ภายหลังพบว่ามีการเบิกวัสดุเกินความจำเป็นและไม่สามารถติดตามผู้ใช้งานได้

บทเรียนที่ได้รับ

การอนุมัติที่ขาดการสอบทาน เป็นจุดอ่อนสำคัญของระบบควบคุมภายใน

สิ่งที่องค์กรควรดำเนินการ

✅ กำหนดบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบให้ชัดเจน

✅ แยกหน้าที่สำคัญ (Segregation of Duties) ระหว่างผู้สั่งซื้อ ผู้รับของ ผู้บันทึกข้อมูล และผู้ตรวจสอบ

✅ จัดทำเอกสารและหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายทุกครั้ง

✅ มีการตรวจนับ Stock เป็นประจำ รวมถึงการตรวจนับแบบ Surprise Count

✅ จัดให้มีการสอบทานโดยผู้บังคับบัญชาหรือหน่วยงานอิสระ

✅ บันทึกและติดตามความเสี่ยงผ่าน Risk Register อย่างเป็นระบบ

Key Message

"การควบคุมภายในที่ดี ไม่ได้เกิดจากการไม่ไว้ใจคน แต่เกิดจากการออกแบบระบบที่ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบได้"

การสร้างระบบบริหาร Stock ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดความเสี่ยงด้านการทุจริต ความผิดพลาด และปัญหาทางกฎหมาย พร้อมทั้งเสริมสร้างความเชื่อมั่นให้แก่องค์กรในระยะยาว ภายใต้แนวคิด Trust but Verify : เชื่อใจได้ แต่ต้องตรวจสอบได้เสมอ

 

จัดทำโดย
หน่วยตรวจสอบภายใน
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

 

---