หน่วยตรวจสอบภายใน

Knowledge Management : KM 06/2567

ข้อควรระวังในการจัดซื้อ

ทำสัญญาด้วยมูลค่ารวมไม่เกินวงเงินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ แต่มีบางรายการที่ราคาต่อหน่วยสูงกว่าราคากลาง และมีการจัดซื้อในปริมาณที่สูงกว่าสัญญา

► สาเหตุ

1. ไม่ได้ทบทวนรายการสินค้า และปริมาณสินค้าที่จะทำสัญญา กับข้อมูลสถิติการใช้ในอดีต จึงทำให้มีสินค้าบางรายการที่จัดซื้อจริงในปริมาณที่สูงกว่าสัญญา และสินค้าบางรายการไม่ได้ซื้อตลอดสัญญา
2. คณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ พิจารณาแต่มูลค่ารวมของการจัดหาโดยไม่ได้ขอเอกสารใบเสนอราคาที่มีรายการสินค้าและราคาต่อหน่วยทุกรายการจากบริษัทมาพิจารณาร่วมกับมูลค่ารวมจึงทำให้ไม่ทราบว่าอาจมีสินค้าบางรายการมีราคาต่อหน่วยที่สูงกว่าราคากลาง

► ความเสี่ยงและผลกระทบ

1. ทำให้ไม่สามารถมั่นใจได้ว่า รายการสินค้าที่ทำสัญญามีความต้องการใช้จริงหรือไม่
2. ทำให้คณะฯ เกิดความเสียหายต้องซื้อสินค้าบางรายการในราคาที่สูงกว่าราคาสืบจากท้องตลาดและสูญเสียงบประมาณสูงกว่าที่ควรจะเป็น เพราะต้องทำสัญญาในราคาสูงกว่าความเป็นจริง

► แนวทางป้องกันเพื่อสนับสนุนการควบคุมภายในที่ดี

1. คณะกรรมการจัดทำร่างขอบเขตของงานฯ ควรพิจารณาข้อมูลสถิติการใช้สินค้าจริงจากปีก่อนเพื่อวางแผนการจัดซื้อสินค้าในปีปัจจุบันให้มีความสอดคล้องกับวัสดุที่ต้องการใช้จริง
2. จ้าหน้าที่ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการชุดต่างๆควรได้รับการอบรมเกี่ยวกับบทบาทความรับผิดชอบ รวมถึงวิธีการปฏิบัติงานให้ถูกต้องตามระเบียบ ประกาศ คู่มือ ในการจัดซื้อจัดจ้าง  เช่น คณะกรรมการพิจารณาผลฯ ควรสอบทานเอกสารประกอบการพิจารณาราคา เช่น ใบเสนอราคาที่แสดงรายการ และราคาต่อหน่วย โดยสอบทานให้รายการวัสดุถูกต้องตรงกับสินค้าที่ต้องการ และราคาต่อหน่วยต้องไม่เกินกว่าราคากลางที่กำหนดไว้ ซึ่งถ้าพบว่าใบเสนอราคาไม่ถูกต้อง คณะกรรมการฯ ต้องแจ้งให้ผู้ขายแก้ไขให้ถูก ก่อนดำเนินการในกระบวนการต่อไป

► ตัวอย่างนำเสนอดังรายละเอียดที่แสดงในแผนภาพ